TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH
Địa điểm: Thành phố Đồng Nai, Việt Nam
Bộ phận: BOD
Hình thức làm việc: Toàn thời gian
Chúng tôi đang tìm kiếm một Trợ lý Điều hành nhạy bén, chủ động và năng động để đóng vai trò là đối tác vận hành chủ chốt. Không chỉ cung cấp sự hỗ trợ cấp cao cho ban lãnh đạo, vị trí này còn đóng vai trò then chốt trong việc dẫn dắt quá trình chuyển giao nhân sự cấp cao sắp tới thông qua việc duy trì sự liền mạch trong vận hành, kết nối các bên liên quan chủ chốt và tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày.
Mô tả công việc:
- Soạn thảo các báo cáo
- Kiểm soát các yêu cầu chi phí chung (overhead)
- Lên kế hoạch cho các sự kiện của bộ phận
- Hỗ trợ hành chính: điều chỉnh thông tin nhân sự, quản lý làm thêm giờ, quản lý phòng họp, sắp xếp chương trình nghị sự, đặt lịch trình công tác, v.v.
- Quản lý thông tin bảo mật với sự cẩn trọng và tin cậy tuyệt đối
- Quản lý toàn bộ việc đặt lịch trình công tác (vé máy bay, xe cộ, khách sạn) cho nhân viên
- Quản lý báo cáo BSC – soạn thảo các bài thuyết trình PowerPoint
- Giám sát việc tuân thủ quy định của công ty đối với chi phí công tác
- Theo dõi chi phí công tác so với kế hoạch ngân sách
- Thực hiện báo cáo SAP để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và quy trình nghiệp vụ – TM1
- Phối hợp với các trợ lý và nhân viên hành chính khác khi cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ, phối hợp nhịp nhàng và hỗ trợ công việc
- Hỗ trợ Giám đốc trong mọi nhiệm vụ và thực hiện hiệu quả các trách nhiệm được giao
- Đảm bảo quy trình vận hành hàng ngày được triển khai nhất quán và trôi chảy
- Trao đổi với Giám đốc để xác định nhiệm vụ hàng ngày cho các dự án đang triển khai
- Hỗ trợ công tác lập kế hoạch và phân tích chiến lược kinh doanh
- Triển khai các quy trình mới hoặc các thay đổi trong vận hành
- Hỗ trợ kết nối thông tin rõ ràng và nhất quán giữa các bộ phận
- Tiếp nhận và truyền đạt các thông tin quan trọng tới Giám đốc
- Quản lý lịch trình và sắp xếp các cuộc họp, cuộc gọi cần thiết, v.v.
- Soạn thảo, sắp xếp và lưu trữ tài liệu văn phòng
- Ghi chép và lập biên bản các cuộc họp của bộ phận
- Liên hệ với khách hàng và nhân viên để đảm bảo sự hài lòng
- Giao tiếp với công chúng và đại diện cho tổ chức một cách chuyên nghiệp
- Dịch thuật tài liệu (Anh/Việt)
- Nắm vững kiến thức chuyên môn liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty
- Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự nước ngoài (hóa đơn, ngân hàng, tiện ích, nhà ở) – 30% khối lượng công việc
- Hỗ trợ xử lý tất cả các báo cáo chi phí
- Quản lý hóa đơn – Thu thập và lưu trữ hóa đơn, đảm bảo tuân thủ quy định thuế
- Thực hiện các công việc hành chính hàng ngày theo yêu cầu của Giám đốc (điện thoại, email, v.v.)
- Đảm nhiệm trách nhiệm tại quầy lễ tân
- Giữ cho mọi người luôn có tinh thần vui vẻ, tích cực!
Yêu cầu:
Học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngôn Ngữ Anh, Kinh tế,…
Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan.
Kỹ năng:
- Có năng lực tốt trong việc theo dõi các đầu việc của nhiều phòng ban, quản lý tiến độ, đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ và thúc đẩy các sáng kiến chiến lược.
- Thành thạo chuyên nghiệp cả tiếng Anh và tiếng Việt (cả kỹ năng nói và viết), bao gồm khả năng dịch thuật tài liệu kinh doanh.
- Thành thạo thực tế các công cụ Google Workspace, MS Office 365 và kỹ năng xử lý dữ liệu/lập báo cáo; biết sử dụng SAP là một lợi thế.
- Có kinh nghiệm theo dõi chi phí công tác, giám sát ngân sách và kiểm soát chi phí vận hành chung.
- Có khả năng dự báo và chủ động xử lý tình huống tốt; xử lý thông tin và dữ liệu bảo mật một cách cực kỳ kín đáo; có kỹ năng phối hợp liên phòng ban và gây ảnh hưởng xuất sắc.
- Đã được chứng minh năng lực lãnh đạo các đội ngũ hiệu suất cao, thúc đẩy thay đổi hành vi và gây ảnh hưởng đến các bên liên quan đa dạng ở mọi cấp độ tổ chức, phù hợp với các giá trị và chuẩn mực hành vi của BRP.
- Kỹ năng giao tiếp (nói và viết) xuất sắc; có khả năng giao tiếp hiệu quả với mọi cấp độ nhân sự, từ khối sản xuất trực tiếp đến cấp lãnh đạo điều hành.
- Tư duy phân tích tốt, có khả năng tận dụng dữ liệu an toàn để xác định xu hướng, cải thiện hiệu suất và thực hiện các cuộc điều tra.
- Thành thạo kỹ năng phân tích nguyên nhân gốc rễ và giám sát việc thực hiện các hành động khắc phục cũng như phòng ngừa.
- Năng lực vững vàng trong việc nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và triển khai các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
- Có chuyên môn trong việc xây dựng và triển khai các hệ thống quản lý HSE tích hợp, được thiết kế riêng cho hoạt động sản xuất và tuân thủ các yêu cầu EHS toàn cầu.
- Am hiểu sâu sắc các quy định liên quan đến an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường, cũng như các quy trình an toàn về máy móc và vận hành.
Quyền lợi & đãi ngộ
- Thời gian làm việc: Làm việc tại văn phòng từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 7:30 – 17:30 (làm 9,5 giờ/ngày để được nghỉ trọn Thứ Bảy).
- Mức lương cạnh tranh cùng thưởng theo hiệu quả công việc.
- Chế độ phúc lợi đầy đủ: Bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Lao động Việt Nam, cùng bảo hiểm tai nạn 24/7.
- Cơ hội đào tạo chuyên môn và phát triển sự nghiệp, cùng cơ hội làm việc và hợp tác trong môi trường tổ chức toàn cầu.
- Môi trường làm việc cởi mở, hợp tác và đề cao tính đa dạng & hòa nhập.
Ưu tiên hồ sơ bằng tiếng Anh.
VỀ LVHA
Hai công ty toàn cầu có vị thế vững mạnh đã hình thành một quan hệ đối tác chiến lược để xây dựng nhà máy sản xuất hiện đại bậc nhất tại Việt Nam, mang tên LVHA.
Liên doanh này hướng đến việc chuyển đổi và nâng tầm hoạt động sản xuất các sản phẩm powersports cao cấp, mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng đang tìm kiếm những trải nghiệm đầy phấn khích trên mặt nước, địa hình off-road và đường bộ. Công ty sẽ sản xuất các dòng sản phẩm biểu tượng cho những thương hiệu danh tiếng trong ngành như Sea‑Doo, Ski‑Doo và Can‑Am.
ĐA DẠNG TẠO NÊN KHÁC BIỆT
- Công ty TNHH Sản xuất LVHA luôn cam kết xây dựng một văn hóa chào đón, gắn kết và thúc đẩy khát vọng của mọi cá nhân, không phân biệt xuất thân, quan điểm, niềm tin hay trải nghiệm. Chính sự đa dạng và độc đáo của từng thành viên là nguồn năng lượng sáng tạo, giúp LVHA bứt phá mạnh mẽ và vững bước tiến về phía trước!
- Đó là lý do chúng tôi luôn đề cao sự đa dạng và luôn nỗ lực hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên môi trường làm việc thân thiện, nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy gắn bó, có cơ hội phát triển và tìm được ý nghĩa trong công việc.
